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新时代背景下如何做好街道办事处档案管理工作

学术期刊发表网 位置:管理论文 时间:2022-04-22 09:46 (12)

摘要:摘要:新时代背景下,作为城市管理的基层部门,街道办事处真正逐步显现出职能的重要性。在街道日常工作中,档案管理环节十分关键,能够从提供资源方面支持其他工作的有序展开。所以

  摘要:新时代背景下,作为城市管理的基层部门,街道办事处真正逐步显现出职能的重要性。在街道日常工作中,档案管理环节十分关键,能够从提供资源方面支持其他工作的有序展开。所以,有关街道人员应注意强化思想认识,充分重视档案管理。在新时代,街道办事处正逐步扩大管理工作的范围,并涉足范围更广的事情,日常管理的档案类别、总数也越来越多。但是,在种种原因的影响下,街道档案工作真实情况却并不好。很多的街道办事处日常的管理工作均难以满足现实需求,内部的基础设施也并未随着时代的发展而及时予以改善。在落后设施制约下,依旧沿用着档案管理旧模式,而不利于街道办事处的进一步发展壮大。为此,本文在新时代背景下,探讨街道为何要做好档案管理工作,针对其中的问题,提出了做好档案工作的新举措,仅供参考。

  关键词:档案管理;街道办事处;新时代

新时代背景下如何做好街道办事处档案管理工作

  街道办事处作为国内最基本的一种行政单元, 其中的档案管理工作属于整个办事处展开工作的 基础,可以体现出街道的总体情况,充当着基层建 设体系的重要部分[1] 。在街道档案中存在最基本 的街道档案数据,属于街道日常工作顺利展开、 全面统查街道基本工作的数据资料来源。所以,在 新时代背景下街道办事处为了自身的发展,应正 确看待街道档案管理事宜,真正认识到在街道建 设中档案工作的基础性和重要性。其实街道各项 工作均需要依赖档案工作,但是在新时代背景下 街道档案工作却暴露出一定的问题。所以,为了街 道做好档案工作,就应全面提升管理街道档案的 整体水平,以便在落实社会保障到位、处理邻里纠 纷、街道调解、和谐社区文化建设中起到应有的作 用[2] 。此外,街道档案还是国家档案的一部分,其 中真实地记录下来街道的建设与发展历程,必须 引起有关方面的密切关注。

  一、新时代背景下街道办事处为何要做好档案 管理工作

  (一)促进街道行政管理实现良性循环

  在街道办事处的进一步建设中,档案管理工 作占据着很重要的地位。在建设和发展街道文明 工作中,起到了很强的促进性、推动性作用[3] 。一 方面,街道档案主要从街道的基本建设、发展中而 来,其中涉及到街道居民的情况,并存在很多体现 街道建设过程的档案信息资料资源,有益于维护 街道及其居民的正当合法权益,同时还与历史面 貌联系紧密。此外,街道办事处的日常管理工作均 和档案工作紧密相连,得益于街道不断提高的档 案管理专业水平,在社区顺利营造出有序化的健 康文化生活气氛,并达到了城市建设精神文明的 目标。

  (二)有利于贯彻落实档案法律的内在需求

  在街道档案中,往往密切联系着基本生活保 障、救济、失业保险、居民低保等方面的工作内 容。所以,为全面打造新时代背景下的社会和谐, 及时为民排忧解难,街道通过强化档案管理体系 建设,可以提供给街道工作体系的原始记录很大 的便利,并且还能够充分体现出街道历史原有面 貌,促进整个街道工作面向制度化、规范化的方向 不断前进。在实际工作中,街道办事处日常的档案 管理十分繁琐而复杂,是一项系统化建设工程,需 要全体干部及基层职工积极主动参与。因此,应通 过多途径来大力展开宣传、推广,及时增强街道干 部的整体档案法制思想,并以此来促进街道建设 得以顺利稳健长效发展。

  (三)促进政府行使管理权力

  从街道建设角度上看,档案管理属于其中很基 础的一项工作。唯有做好日常的档案管理工作,方 才能促进街道基层组织顺利建设,并大幅提升街道文明水平。在平日里的运行、建设、发展中,街 道办事处会生成很多丰富多样的档案内容。通过 这些档案,往往会统一反映出整个街道日常工作 及有关管理的状况。所以,应有效管理、大力维护 好档案信息,以充当维护基层民众利益的关键参 考依据。而在街道办事处内部,日常展开的工作均 需要参考档案资料。唯有管理好街道档案,真正提 高整体管理水平,全面收集、有机整合街道办事处 平日里的工作资料,并形成街道办事处内部的工 作档案。针对化解矛盾、社会纠纷、保障体系、文 明建设、社区活动等方面的内容,专门形成街道档 案。再基于对工作内容的有效总结,进一步完善、 优化整个工作的步骤流程,并大幅提高工作效率 水平。

  (四)增强档案管理工作意识

  在信息社会,街道档案已经发展成为一类极 具价值的信息资源。通过全面收集并有效利用, 能够利用好档案的真正价值。通过档案管理,街道 办事处收集整理街道平日里的工作内容,加以有 针对性地科学管理。譬如,编制有关街道群众的信 息内容,形成民生档案。既实施了针对性的科学管 理,又让人们可以发觉档案管理的重要意义,并大 幅提高人们脑中的档案管理工作意识。

  二、街道办事处常见档案管理工作问题

  (一)经费投入有限

  街道在档案设施上经费投入十分有限,所以 普遍条件较差。现阶段的办事处档案设施体系建 设在相当大的程度上都由街道经济实际发展水平 来决定。所以,在很多街道,尤其是经济发展水平 不高的街道,往往办公条件并不宽裕,在办事处也 没有专门设置档案工作室。大多数街道办事处均 很随意管理档案,考虑到基础条件与较简陋的设 施,所以各个机构往往自己管理档案资料,一般都 是随意堆放。甚至有的时候还会在杂货间堆放部 分极具价值的纸质文件,更别说紧跟大数据科技 的进步对档案资料采取信息数字化存储模式。在 以上杂乱、无规律的简单储存模式下,带给街道档 案工作很多不好的潜在隐患,而且极易诱发出来 不良的资料安全隐患。

  (二)档案收集问题

  在收集档案资料时,应确保档案的完整度、真 实性、准确性。在街道办事处往往会涉及很多很广 泛的工作内容。所以,在工作中的档案资料,真可 谓包罗万象。特别是民生之类的档案内容,除了丰 富多样外,而且还很受注重。当前,在街道办事处 着手管理档案时,均暴露出很多的资料收集领域 问题,如收集过来的资料保障完整度、真实性、准 确性。当前的档案管理工作中,主要还是以文书档 案为主。其中具有单一化的结构体系,并且很容易 发生丢失情形,还对档案的储存条件提出了一定 程度的要求。所以,在街道办事处收集过来的档案 信息,往往很难全方位体现出日常工作的具体面 貌。究其原因主要就是:其一,没有建立起集约化 的统一管理系统,往往各部门各行其是,没有有效 地存储、管理资料。其二,缺少充沛的人才力量, 专门负责档案工作的专业人才很少。 当前,在很多街道办事处,往往缺少专人负责 档案工作。这些管理人员往往业务能力有限、文化 素质偏低,当面临大量的档案资料时,往往无从下 手、判断力不够强,无从知晓该保存哪些真正有价 值的档案资料。所以,在收集、整理档案资料时, 往往并不思考就直接机械的操作。甚至有的还责 任心不足,未做好本职工作,在收集档案时马虎了 事,不时出现差错。

  (三)尚未规范管理档案

  纵观当前的街道发展现状可知,日常的工作主 要会处理居民生活中的繁杂琐事、调和社区矛盾 等之类的问题。所以,针对档案工作的本身意义, 往往缺少系统性、全面地认识。尤其是管理制度并 未形成一个系统,随意收集、整理档案,并使用落 后的保管技术。一般仅仅会单纯机械化地收集和 整理传统的资料,以至于档案管理未兼顾各个方 面,保管模式也不合理,并且未明确职责没有规范 操作过程。这样除了会降低档案管理的整体安全 性、有效性外,还会影响对档案资源进行再利用的 效果。

  (四)资源使用不到位

  街道办事处并未全面收集整理各种街道档案。 同时,当前大部分街道办事处还缺少完备的档案 设施,部分未统一设置档案室,又或未统一安排档 案管理员。大部分情况下,均是各个工作单位自己 整理自己的档案材料,彼此之间缺少必要的实时 沟通和交流。所以,就常常会出现许多重复多次 整理文件甚至丢失的情况。这样除了会带来浪费 外,还不利于对档案资料的全面共享。例如,在某 街道办事处曾经就有一份会议记录资料,因为各 种检查均要求查阅,后续便由于未统一管理而丢 失掉了。因此,在被检查或要求其他部门一起协助 核对资料时,部分工作人员害怕会丢失文件或怀 抱怕事的思想,一般都会放弃共享档案信息,而很 难充分发挥档案资源应有的作用。

  (五)专业人员紧缺

  街道办事处往往需要处理大量的社情管理事 务,日常工作繁琐。但是,工作人员也相对有限,所以街道办事处内部“身兼数职”的现象普遍存 在。在档案局组织的档案业务培训活动中,往往 频换接受档案培训教育的工作人员,每一次均会 存在新人参加情况,也就是档案工作者以兼职居 多,整体专业素养偏低且高频流动。一些工作人员 还缺少明确的岗位意识,毫无岗位认同感,相应 的档案工作意识也不够强,以至于档案管理工作 的整体质量及管理水平均难于真正获得改善。甚 至部分街道还会选聘部分合同人员来敷衍填补空 缺,整体教育程度偏低且年龄偏大,还受传统思维 模式束缚,很难跟上新时代的潮流,以至于街道办 事处很难将档案工作做到精细化管理。

  三、新时代背景下街道办事处做好档案管理工 作的举措

  (一)增大经费投入

  街道需要增大经费投入来购置档案硬件设施, 以完善各种档案设施。如果有条件的话,街道还应 尽量创建起单独的档案管理室。结合档案管理方 面的规范要求,配置齐全的防湿、防火等基础设 施,以全面优化街道档案管理内部环境,保障档案 资料安全。尤其是伴随科技的不断进步,先进信息 科技现已融入到各个行业。所以,街道也应主动对 纸质档案实施数字化储存,并全面强化档案工作 体系的信息化建设。在全面收集档案纸质时,实施 档案数字化管理模式,以提高档案管理专业水平 及档案利用率,并且逐步迈向更优档案管理模式。

  (二)重视档案收集工作

  社区档案属于国家档案系统之一,最详细地 记录最真实的街道建设与发展的过程。众所周 知,街道档案和广大民众紧密相关。良好的街道档 案工作,可以令公众体会到档案的效益。通过大力 宣传档案,增大档案宣传范围,来强化整个社会的 档案工作意识。在这样的环境下,街道档案人员 才会真正注意到档案工作其实是一项很伟大的事 业,才会在工作日程中,积极纳入这项工作内容, 并且统一档案思想认识,形成街道档案服务、法制 效益、观念,并增大对档案工作的各项投入,积极 收集档案并保障档案工作可以跟上街道办事处其 他各项工作的发展脚步,并提供给经济建设更优 质的服务。考虑到档案资料往往属于一种信息资 源,具有一定水平的利用价值。所以,在街道工作 中,所产生的档案其实都具有使用价值,要求发挥 出来并服务于街道建设。这么一来,便需要街道 办事处重视收集档案工作。除了需要控制档案信 息切实完整外,还应积极丰富街道档案资料信息 内容。 街道档案还存在一定的特殊性,所以各街道 办事处均需要积极建立特色档案,并且不断丰富 内部档案信息。尤其是针对民生类档案,应注意全 面收集家政服务、反映党建等的特色街道档案。同 时,还应细化档案类别,准确划分好档案类别,强 化档案资料信息的分析工作,以真正做好档案收 集工作。

  (三)规范档案管理制度

  街道档案工作中应规范并落实档案管理制度。 在档案工作中,宜落实管理任务具体到工作单位 及其人员,并推行纠错、问责制,明确档案工作 责任。同时,还应规范档案工作领域的整理、收 集、保管、归档、使用等系列制度。针对各个工 作机构内部的档案、各种类型及载体的档案及时 分类归纳,并实施分层次管理,以强化档案管理 过程的规范化、标准化要求。对档案实施安全管 理,并记录好档案管理事宜,控制档案管理获得 安全使用。

  (四)增大档案使用价值

  做好档案工作终究是为了服务于街道建设, 并提供给街道经济增长、社会进步、民众健康生活 更好的服务,所以档案管理中应强调“利用”。 如果有条件则应专业专门设置档案室,并充足配 备档案专职人员,负责统一管理不同工作机构内 部的档案资料。同时,各工作机构还应注意定期归 类整理各种档案资料,再向档案室统一移交并存 储。然后,档案室登记借阅事宜,以便在内设机构 互通共享档案资料,增大档案利用率。

  (五)大力建设档案团队

  街道领导应认清档案工作的重要意义,强化 领导功能。针对专兼职档案人员,注意最好汇集在 办公室,以便收集并整理归档进出文档、有效沟通 协调、充分共享档案。同时,还应大力培训档案人 员,提供培训机会,以促进档案人员全面提升业务 素养、责任意识、综合能力。 总之,在新时代背景下,街道办事处机构档案 管理工作的重要性日益凸显。各街道应注意认清 档案工作中的不足,并创新档案管理体系模式、全 面强化档案管理工作效果,以紧跟时代的潮流,真 正做好档案工作,进而在社会进步、经济增长中贡 献一份力量。

  参考文献

  [1] 熊凯.街道办事处档案管理创新性探析[J].办公室 业务,2018(6):141.

  [2] 邓蕾.街道办事处档案管理存在的问题及对策 [J].办公室业务,2019(15):96.

  [3] 刘晓玉.试析如何做好街道档案管理工作[J].明日 风尚,2018(4):292.

  作者:吴振宁


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